Politique de confidentialité et de cookies - Groupe Reno.energy - Entités luxembourgeoises

1. Objet de la politique

La présente politique a pour objet d’informer de manière claire, complète et transparente toute personne concernée sur les conditions dans lesquelles les entités du groupe Reno Energy établie au Grand-Duché du Luxembourg collectent, utilisent, conservent, partagent et protègent des données à caractère personnel dans le cadre de leurs activités.

Elle s’applique notamment aux traitements réalisés dans le cadre des demandes d’information et de devis, de la relation commerciale, de l’exécution des contrats, de la prospection, de l’utilisation des sites internet du groupe et, plus généralement, de toute interaction avec une entité du groupe Reno Energy établie au Grand-Duché de Luxembourg.

2. Responsable du traitement

Les traitements décrits dans la présente politique sont mis en œuvre, selon le cas, par l’entité luxembourgeoise du groupe Reno Energy avec laquelle vous êtes en relation, agissant en qualité de responsable du traitement au sens du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et de la législation luxembourgeoise applicable en matière de protection des données.

L’identité précise de l’entité concernée figure dans les documents contractuels, commerciaux ou précontractuels qui vous sont remis, tels que devis, contrats, factures, bons de commande, courriels ou formulaires en ligne.

Pour l’application de la présente politique, on entend par entité du groupe Reno Energy établie au Grand-Duché du Luxembourg : la S.A. Reno.Energy Luxembourg, dont le siège social est situé à L-8389 Grass, rue Charles Kieffier 47.

Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le groupe Reno Energy aux coordonnées suivantes :

• E-mail : privacy@reno.energy
• Adresse postale : rue Charles Kieffier 47, L-8389 Grass

3. Personnes concernées

La présente politique concerne notamment :

• les prospects sollicitant un devis, une information ou un rendez-vous ;
• les clients particuliers et professionnels ;
• les représentants ou personnes de contact de clients, fournisseurs ou partenaires ;
• les visiteurs et utilisateurs des sites internet des entités luxembourgeoises du groupe Reno Energy.

4. Catégories de données traitées

Selon la nature de la relation entretenue avec vous, les entités luxembourgeoises du groupe Reno Energy peuvent traiter les catégories de données suivantes :

• données d’identification, telles que nom, prénom, civilité ;
• coordonnées, telles qu’adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone ;
• informations relatives à votre projet, votre demande ou votre besoin, telles que nature des travaux, caractéristiques techniques du bien, localisation du projet, budget indicatif, préférences exprimées, échanges intervenus avec nos services ;
• données relatives à la relation commerciale et contractuelle, telles que devis, contrats, interventions, factures, paiements, garanties, réclamations et suivi du dossier ;
• données techniques et de navigation, y compris données collectées via des cookies selon votre type de consentement ;
• toute donnée complémentaire que vous choisissez de nous communiquer dans le cadre de la relation ou des services réalisés.

Le groupe Reno Energy ne traite pas des catégories particulières de données au sens du RGPD.

5. Origine des données

Les données personnelles sont collectées :

• directement auprès de vous, notamment via des formulaires, appels, e-mails, visites, salons ou rendez-vous ;
• indirectement, le cas échéant, auprès de partenaires, plateformes de mise en relation ou autres intermédiaires, lorsque cette transmission est licite ;
• automatiquement, de manière limitée, lors de votre navigation sur les sites du groupe, selon les cookies acceptés.

6. Finalités et bases légales

Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

• Gestion des demandes d’information, de contact et de devis : traitement de votre demande, qualification de votre besoin, prise de contact, organisation d’un rendez-vous, visite technique, élaboration d’une offre ou d’un devis ; base légale : exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ou, le cas échéant, intérêt légitime.
• Gestion de la relation client et exécution du contrat : conclusion du contrat, planification et réalisation des prestations, suivi administratif, technique et commercial, facturation, gestion des paiements, garanties légales et contractuelles, service après-vente, traitement des réclamations ; base légale : exécution du contrat.
• Gestion administrative, comptable, fiscale et réglementaire : respect des obligations légales, fiscales et comptables, conservation des pièces justificatives, réponse aux demandes d’autorités ; base légale : obligation légale.
• Prospection commerciale et fidélisation : envoi d’informations commerciales, newsletters, promotions, enquêtes de satisfaction et communications relatives à nos services ; base légale : consentement lorsqu’il est requis ou intérêt légitime lorsque la réglementation le permet.
• Amélioration des services, sécurité et prévention des abus : amélioration de l’expérience utilisateur, sécurité des outils et systèmes, prévention de la fraude, gestion des incidents et des litiges ; base légale : intérêt légitime.
• Mesure d’audience et fonctionnement des sites : gestion des cookies strictement nécessaires, mesure d’audience, amélioration du contenu et des fonctionnalités ; base légale : intérêt légitime pour les cookies exemptés et consentement pour les cookies soumis à consentement.
• Gestion des demandes d’exercice de droits : traitement et suivi des demandes relatives à vos droits RGPD ; base légale : obligation légale.

7. Caractère obligatoire des données

Certaines données sont nécessaires pour répondre à votre demande, établir un devis, conclure ou exécuter un contrat, ou encore respecter les obligations légales applicables aux entités luxembourgeoises du groupe Reno Energy. L’absence de communication de ces données peut empêcher le traitement de votre demande ou la fourniture des prestations concernées.

8. Destinataires des données

Les données personnelles sont destinées, dans la limite de leurs attributions respectives, aux services habilités des entités luxembourgeoises du groupe Reno Energy.

Elles peuvent également être communiquées, dans la mesure nécessaire, à :

• d’autres entités du groupe Reno Energy lorsque ce partage est utile à l’organisation et à l’administration du groupe ou à la gestion centralisée de certains outils ;
• des sous-traitants et prestataires agissant pour le compte de Reno Energy, tels que hébergeurs, éditeurs de logiciels, solutions CRM, prestataires informatiques, centres d’appels, installateurs ou partenaires techniques ;
• des conseils externes, auditeurs, assureurs, établissements financiers ou prestataires de recouvrement ;
• des autorités administratives, judiciaires ou organismes légalement habilités.

En toute hypothèse, les tiers précités et leurs éventuels préposés ont uniquement accès aux données strictement nécessaires à la réalisation de leurs obligations. Les données personnelles ne sont pas cédées à des tiers à des fins commerciales.

9. Transferts hors Espace économique européen

Si des prestataires ou des outils utilisés par Reno Energy impliquent un traitement de données en dehors de l’Espace économique européen, Reno Energy veille à ce que des garanties appropriées et des mesures de protection adéquates soient mises en place, conformément au RGPD. Ces garanties peuvent notamment résulter de dispositions contractuelles spécifiques ou d’autres mécanismes de protection prévus par la réglementation. Par ailleurs, certains pays situés en dehors de l’Espace économique européen sont reconnus par l’Union européenne comme offrant un niveau de protection des données adéquat, permettant ainsi le transfert de données dans ce cadre.

10. Durées de conservation

Les données personnelles sont conservées pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités poursuivies, augmentée, le cas échéant, des délais de prescription applicables ou des obligations légales de conservation.

À titre indicatif :

• les données relatives à la relation contractuelle sont conservées pendant la durée du contrat puis archivées pendant les délais légaux applicables, notamment en matière comptable, fiscale et probatoire ;
• les données utilisées à des fins de prospection sont conservées jusqu’au retrait du consentement ou jusqu’à l’exercice du droit d’opposition et dans tous les cas pendant une durée maximale de 3 ans à compter du dernier contact utile ;
• les données relatives aux cookies sont conservées selon les durées précisées dans l’outil de gestion des cookies.

11. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• droit d’accès ;
• droit de rectification ;
• droit d’effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition ;
• droit à la portabilité ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur celui-ci.

Vous pouvez exercer ces droits à tout moment en écrivant à privacy@reno.energy. Afin de protéger les données concernées, Reno Energy peut demander des informations complémentaires permettant de vérifier votre identité lorsqu’un doute raisonnable existe.

Si vous estimez que le traitement de vos données n’est pas conforme à la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données :

Commission nationale pour la protection des données (CNPD)

15, Boulevard du Jazz L-4370 Belvaux

Site : https://cnpd.public.lu

12. Sécurité des données

Reno Energy met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données personnelles, notamment au moyen de contrôles d’accès, de mesures de sécurisation des systèmes et d’un encadrement adapté des personnes autorisées et des sous-traitants.

13. Cookies

13.1. Définition

Un cookie est une information conservée par votre navigateur lors de la visite d’un site et permettant de mémoriser certaines données, par exemple vos préférences de langue ou de navigation.

13.2. Catégories de cookies utilisés

Le site peut utiliser :

• des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site ou à la fourniture d’un service expressément demandé ;
• des cookies analytiques ou de mesure d’audience ;
• des cookies de fonctionnalité ou de personnalisation non strictement nécessaires ;
• des cookies tiers liés à l’intégration de contenus, vidéos, cartes, médias ou fonctionnalités de réseaux sociaux.

13.3. Consentement

Lors de votre première visite, une interface de gestion des cookies vous permet d’accepter, de refuser ou de paramétrer les cookies non nécessaires. Seuls les cookies strictement nécessaires peuvent être déposés sans votre consentement préalable. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment en vous rendant sur lien de notre site web vous donnant accès à notre politique de confidentialité.

13.4. Données collectées via les cookies

Selon les cookies utilisés et vos choix, les informations suivantes peuvent être collectées : adresse IP ou fragment d’adresse IP, pages consultées, date et heure de consultation, type de navigateur, type de terminal, langue, préférences techniques et données statistiques de navigation.

13.5. Cookies tiers

Lorsque des contenus ou services tiers sont intégrés au site, les fournisseurs concernés peuvent déposer leurs propres cookies sous leur responsabilité et qui le cas échéant, font partie des cookies qui supposent votre consentement préalable. Leurs traitements sont régis par leurs propres politiques de confidentialité dont nous vous invitons à prendre attentivement connaissance le cas échéant.

14. Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée à tout moment afin de tenir compte de l’évolution de la liste des entités luxembourgeoises du groupe Reno Energy, de la réglementation en vigueur, de nos outils ou de nos pratiques. La version applicable est celle publiée sur le site à la date de consultation.